Mikä on suunnitelma, millaisia ovat ja mitä ne ovat?

Päivittäisessä sanastossa ilmaisu "Kaikki menee suunnitelmien mukaan". Se tarkoittaa, että kaikki tapahtuu suunnitellusti, ilman yllätyksiä tai yllätyksiä. Mutta miksi tämä on niin tärkeää? Miksi tarvitset toimintasuunnitelman? Mikä se on? Onko mahdollista saavuttaa tavoitteet ilman ennalta määrättyä toimintasuunnitelmaa? Onko suunnitelma tarpeen vain työtehtävissä, vai onko se korvaamaton elämässä? Miten oppia suunnittelemaan aikaa? Onko vaikea tehdä? Onko olemassa tehokkaita tekniikoita? Suunnittelemme seuraavan kymmenen minuutin ajan tutustua tähän ongelmaan.

Mikä on suunnitelma?

Suunnitelma on tarkoituksellinen toimenpide, joka on tarpeen määräajassa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Yhteenvetona, suunnitelman valmistelu koostuu seuraavista osista:

Tavoitteiden asettaminen - tavoitteiden asettaminen;
Suunnittelu - toimintaohjelma;
Variantin suunnittelu - valikoima useita ideoita;
Määräaika - määräajat;
Resurssien määrittely - mitä tarvitaan, mistä se saadaan;
Esiintyjien määrittäminen - kuka suorittaa tehtävän;
Tulosten vahvistaminen - mallin, suunnitelman tai hankkeen tekeminen.

Esimerkiksi yritys haluaa markkinoida uutta tuotelinjaa. Aluksi muotoile tavoite ja tavoitteet. Tee luonnoksia esimerkinomaisesta toimintaohjelmasta, määrittelemällä strategia ja taktiikka. Määritä sitten toimeksiannon määräajat, kaikki sen kohdat. Sitten he etsivät tarvittavia resursseja, niiden lähteitä ja määrittelevät myös yksittäisten esittäjien vastuualueet. Lopuksi he tallentavat ajatuksia fyysiselle välineelle (paperi tai digitaalinen asiakirja), ja ne alkavat toteuttaa niitä. Tämä järjestelmä on yksinkertaistettu, koska suunnittelua on erilaisia. Niiden täytäntöönpano edellyttää tiettyjen erityisvaatimusten täyttämistä.

Millaisia suunnitelmien valmistelu on olemassa?

Suunnittelun tyypit ovat laajat, erilaiset laajuuden, ajoituksen, esineiden, sisällön, syvyyden, sitoutumisen, järjestyksen, kirjanpidon, alueiden, suunnittelupäätösten koordinoinnin suhteen. Itse asiassa kaikki on melko yksinkertaista ja loogista. Joten suunnitelmat ovat:

Toimialueen mukaan:

Yleistä - ottaa huomioon kaikki tehtävän yksityiskohdat;
Osittain - kuvaile erityisiä elementtejä.

Täytäntöönpanon kannalta:

Pitkäaikainen - merkitsee kehitysstrategiaa yli 5 vuoden ajan.
Keskipitkän aikavälin määräaika on yksi vuosi viiteen vuoteen;
Lyhytaikainen - ratkaise nykyisiä ongelmia (enintään 1 vuosi).

Esineiden mukaan:

Suunnitelman tavoitteet - tavoitteen asettaminen;
Rahastosuunnitelma - talousarvion ja laitteiden määrittely;
Toimeenpanosuunnitelma - vastuullisen nimittäminen;
Ohjelmasuunnitelma - sopivien ohjelmien kehittäminen;
Toimintasuunnitelma - tarvittavien ponnistelujen ymmärtäminen.

Sisällön mukaisesti:

Taktinen suunnitelma - tavoitteet tavoitteiden saavuttamiseksi;
Strateginen suunnitelma - työn pääsuunta;
Toimintakalenterisuunnitelma - määrittely ja määräaikojen asettaminen;
Liiketoimintasuunnitelma - kaikki indikaattorit, joilla on merkitystä tavoitteen saavuttamisessa.

Syvyydestä riippuen:

Aggregaatit - otetaan huomioon yleiset parametrit;
Yksityiskohtaiset - lasketaan kaikki mahdolliset yksityiskohdat.

Velvoitteen mukaan:

Pakollinen (direktiivi) - tiukasti määrätty;
Valinnainen (ohjeellinen) - melko suositeltava.

Suoritusjärjestyksestä riippuen:

Tilattu - vaatii peräkkäistä suoritusta;
Satunnaiset - näkyvät tarpeen mukaan;
Liukuva - viittaa mahdollisuuteen laajentaa.

Kirjanpitotietojen mukaan:

Kovat suunnitelmat - pakollista noudattamista kaikissa säännöissä;
Joustavat suunnitelmat - kyky poiketa tietystä kurssista;
Tiukat joustavat suunnitelmat - joustavien ja jäykkien suunnitelmien yhdistelmä.

Sovelluksen mukaan:

Markkinointi - yrityksen maailmanlaajuisen strategian määrittely;
Taloudellinen - taloudellisen osan ymmärtäminen;
Tuotanto - materiaalisen ja teknisen perustan tarjoaminen;
Tutkimus - peruskonseptin muodostaminen;
Yksilöllinen - henkilökohtaisen suorituskyvyn rakentaminen.

Koordinoimalla ajoissa:

Samanaikaiset suunnitelmat - koostuvat yhdestä vaiheesta;
Peräkkäiset suunnitelmat - toteutetaan pitkässä prosessissa, joka koostuu erillisistä vaiheista.

Lueteltujen suunnitelmien tyypit ovat useimmiten yleisiä ja niitä voidaan käyttää sekä yritystarkoituksiin että henkilön henkilökohtaisen tehokkuuden parantamiseen. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi päivittäisen suunnitelman laatimiseen. Mikä se on? Puhutaan edelleen.

Mikä on päivän suunnitelma?

Päivän suunnitelma - harkittu toimintasarja seuraavana päivänä. Suunnitteluasiantuntijat suosittelevat sitä kahdesti. Ensimmäinen kerta - illalla ja toinen - aamulla, ottaen huomioon mahdolliset muutokset.

On parasta pitää mielessä henkilön fysiologiset ominaisuudet, jotta voidaan ottaa huomioon päivittäiset biorytmit. Esimerkiksi aivotoiminta aktivoituu noin 10.00-12.00. Tänä aikana voit suunnitella tärkeimmät tehtävät.

Lisäenergia laskee. Se olisi täytettävä lounaalla. Sitten on tarpeen sallia kehon rentoutua, levätä. Noin klo 14.00-16.00 henkinen ja luova toiminta aktivoituvat uudelleen. Tällä hetkellä on tarkoituksenmukaista järjestää kokouksia tai aivoriihi.

Lähempänä klo 17.00 on fyysistä kuntoa. On suositeltavaa käyttää tätä aikaa urheiluun tai ulkoiluun. Sitten seuraa illallista, rentoutumista.

Ymmärrettäessä niiden tuottavimpia aikavälejä on helpompi maalata tärkeitä tehtäviä tähän aikaan, jotta se voidaan toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti ja tehokkaasti.

Suunnittelutavat

Suunnitelmien laatimisvaihtoehdoista löytyy useita tehokkaimpia, joita ajanhallinnan kannattajat ovat erityisen suosittuja:

ABC-suunnittelu;
Eisenhower Matrix;
Gantt-kaavio;
SMART-suunnittelu;
GTD-tekniikka.

Näitä menetelmiä voidaan soveltaa erikseen tai yhdistää toisiinsa. Jokainen niistä on tehokas ratkaisemaan tiettyjä ongelmia, keskittyen tiettyyn suunnittelun näkökohtaan. Esimerkiksi prioriteettien valinta, tavoitteen asettaminen tai tilaustapaukset.

ABC-suunnittelu

Tämä suunnitelmien laatimismenetelmä on osittain verrattavissa Pareto-sääntöön, jonka mukaan 20% ponnisteluista tuo 80% tuloksesta ja päinvastoin. Jos opit tunnistamaan tuottavimmat alueet, ne tarjoavat menestyksen "leijonanosan". Niinpä ABC-menetelmä perustuu priorisointiin niiden merkityksen mukaan:

A - merkittävimmät tehtävät (yleensä ne ovat enintään 15%, mutta ne antavat noin 65% tuloksesta);
B - keskimäärin tärkeät asiat (noin 20% ja niiden toteuttamisen tehokkuus on 20%);
C - ei tärkeitä tehtäviä (15%: n menestys, kun täytät 65% ajasta).

Kun henkilö on määrittänyt ja keskittänyt ponnistelunsa A-luokan tehtävien suorittamiseen, henkilö lisää huomattavasti henkilökohtaista tai työvoiman tehokkuuttaan, koska hän viettää vähemmän aikaa hyödyttömään työhön.

Eisenhower Matrix

Tehokas suunnittelu, joka perustuu valittuihin prioriteetteihin, joka nimettiin amerikkalaisen komentajan ja presidentin Dwight David Eisenhowerin mukaan. Tämän menetelmän mukaan suunnitelmat on laadittava tapausten tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Graafisesti näyttää siltä, että neliö on jaettu neljään osaan:

Tärkeitä, kiireellisiä tehtäviä - kehittämissektori;
Tärkeitä, ei kiireellisiä tehtäviä - tarvittavien asioiden neliö;
Ei tärkeää, kiireellisiä tehtäviä - vyöhyke "rutiini";
Ei ole tärkeää, ei kiireellisiä tehtäviä - aikahäviöalue.

Kaksi ensimmäistä pistettä muodostavat kasvun ja menestyksen alueen. Kolmas ja neljäs ovat ajaneet ihmisiä rutiiniin. Siksi on parempi välttää niitä suunnittelussa, hallita kykyä siirtää tällaisia tehtäviä.

Gantt-kaavio

Hyvä tapa visualisoida, mitä on suunniteltu, on luoda Gantt-kaavio. Menetelmän ydin on yksittäisten tehtävien esittävien kaistojen rakentaminen, jota seuraa niiden sijoittaminen ajan akseliin. Amerikkalaisen insinööri ja tieteellisen johtamisen asiantuntija Henry Lawrence Gantt esittivät sarakekaavioiden (histogrammien) käyttöä niiden suunnitelmien toteuttamiseksi.

Tämä menetelmä toimii muiden tekniikoiden lisäksi, joten voit seurata visuaalisesti kaikkia projektin toteutuksen vaiheita sekä ymmärtää tehtyjen toimien tehokkuuden.

SMART-suunnittelu

Se viittaa pikemminkin tavoitteiden asettamiseen, mutta ilman asianmukaisesti asetettuja tavoitteita hyvä suunnitelma on mahdotonta. Tämän tekniikan mukaan kaikki tavoitteet olisi analysoitava tärkeimpien kriteerien mukaan:

Erityinen - konkreettisuus;
Mitattavissa, mitattavissa;
Saavutettavissa - saavutettavuus;
Asiaankuuluva - vertailtavuus muiden tehtävien kanssa;
Aikarajoitettu - ajallisesti rajoitettu.

Jos tavoite täyttää nämä vaatimukset, suunnitelman jatkokehitys ei aiheuta vakavia vaikeuksia, koska menestys tehdään tämän työn alussa.

GTD-tekniikka

Alkuperäinen amerikkalaisen asiantuntija- ja ajanhallintakonsultin David Allenin kehittämä menetelmä. Lyhenne GTD tarkoittaa "tuo asioita loppuun." Tämä tekniikka tarjoaa selkeän algoritmin toimintojen järjestämiseksi elämääsi varten. Suositukset alkavat työpaikan asianmukaisesta järjestämisestä. Tulevaisuudessa on välttämätöntä virtaviivaistaa kaikki asiat ja suunnitelmat, tehdä luetteloita kalenteri-aikatauluttimen avulla:

Seuraavat toimet kattavat lähiajan;
Projektit - tehtävät, jotka suoritetaan pitkään;
Lykätty - henkilölle annettu valtuutus;
Ei pakollista - epämääräisiä asioita joskus.

GTD-menetelmän mukaan onnistuneen suunnittelun kannalta on tarpeen vastata seuraaviin kysymyksiin:

Mikä tavoite olisi saavutettava?
Miten se toteutetaan?
Mikä on tie, jolla se voidaan saavuttaa?

Yksinkertaistettuaan tehtävänsä ja vastaamalla näihin kysymyksiin henkilöstä on paljon helpompaa laatia sopiva toimintasuunnitelma ja toteuttaa se.

Mikä on suunnitteluvirhe?

Riippumatta siitä, millainen virheetön suunnitelma voi näyttää, sitä ei voida vakuuttaa virheiden varalta. Niiden ydin on liian optimistinen lähestymistapa ennusteisiin. Silmiinpistävä esimerkki on työ, joka kestää puolitoista tuntia suunnitellun 60 minuutin sijasta. Sekä yksilölliset että kollektiiviset suunnitelmat ovat samanlaisia epätarkkuuksia.

Virheiden pääasialliset syyt:

Aiemman kokemuksen riittämätön käyttö;
Taipumus levittää halua todellisuuteen;
Suuntaus väittää aiemmat viivästykset yksinomaan ulkoisten tekijöiden vuoksi;
Ajan arvioinnin ja havaitsemisen epätarkkuudet;
Pinnan asenne tehtävään.

Aikojen tuhlaamisen lisäksi suunnitelmissa esiintyvät virheet ovat täynnä taloudellisia tai tuotannollisia resursseja, tai jopa tehtävän toteuttaminen kyseenalaistetaan. Siksi on suositeltavaa, että jokainen suunnitelma sisällytetään tiettyyn ajan ja vaivaa koskevaan "varaukseen", jonka avulla voit liikkua ennakoimattomien olosuhteiden tai tehtävien mukauttamisen yhteydessä.

Riippumatta siitä, kuinka vakava tehtävä on, se edellyttää suunnitelmaa sen toteuttamiseksi. Riippumatta siitä, missä mittakaavassa se on, mitä mediaa tallennetaan. Tärkeintä on täyttää kaikki sen valmistelua koskevat tarpeelliset vaatimukset, mukaan lukien tarvittavat toimet ja resurssit. Tätä varten on monia menetelmiä, joten sinun tulisi lukea jokainen huolellisesti, jotta voit valita sen, joka sopii yksilöllisesti.