Hyvin usein kuulet, miten joku on aika puuttuu. He onnistuivat tekemään kaiken, jos päivässä oli kaksi tai kolme tuntia enemmän. Samalla on ihmisiä, jotka hoitavat tehtäviään rauhallisesti ja jopa onnistuvat auttamaan muita. Miksi niin? Loppujen lopuksi ensimmäinen ja toinen päivä 24 tuntia. Ajanhallinta vastaa tähän kysymykseen. Mikä se on? Miten voit oppia hallitsemaan aikaa? Onko olemassa tehokkaita menetelmiä, jotka auttavat elämään järkevästi ja toimimaan tuottavasti?
Mikä on ajanhallinta?
Ajanhallinta on ajanhallinnan taidetta. Siihen sisältyvät tavoitteen asettamisen, suunnittelun, valvonnan, motivaation, asianmukaisen priorisoinnin menetelmät. Voit harkita ajanhallintaa koko joukon tekniikoita, joilla pyritään parantamaan henkilökohtaista tehokkuutta. On tavallista keskustella ei ajanhallintatyökaluista, vaan tavoite-, motivaatio-, valtuutus-, jne. Menetelmistä.
Tämän opetuksen rakenteessa erottuu neljä päälohkoajotka muodostavat ajanhallinnan "tikkaat", jotka perustuvat vertailuun matkan kanssa:
- tehokkuuden - Vastaa kysymykseen "miten mennä?"
- teknologian - antaa ymmärtää "mitä mennä eteenpäin?"
- strategia - auttaa suunnittelemaan "minne mennä?"
- filosofia - antaa merkityksen, vastaten "miksi mennä?"
Suunnittele elämäsi oikein neljännestä lohkosta "Miksi?" ensimmäiseen kohtaan "Miten?"
Tämä on yksi ajanhallinnan tärkeimmistä kohdista - valita globaali tavoite. Ymmärrä edelleen sen toteuttamisen suunta. Määritä sitten saavutuksen mekanismit. Ymmärrä, mitä työkaluja tarvitaan kaikkien suunniteltujen vaiheiden toteuttamiseksi.
Tällaisen ongelman muotoilun merkitys on työn järkeistäminen, koska koko yrityksen tehokkuus riippuu asianmukaisesta tavoitteiden asettamisesta ja suunnittelusta.
Ajanhallinnan syntyminen ja muodostuminen
Sana-ajanhallinta ilmestyi kahdennenkymmenennen vuosisadan 70-luvulla. Yleisen uskon mukaan sen tekijä on liikemies Tanskasta Klaus Möller. Hän tarjosi muistikirjan "Time Manager", josta tuli järjestäjän prototyyppi.
Itse asiassa, kun ajanhallinnan perusta syntyi, se on mahdotonta. Voidaan väittää, että antiikin Roomassa tehtiin yrityksiä hallita henkilökohtaista aikaa. Ensimmäinen kirjallinen lähde on Lucius Senecan muistiinpanot, jotka on osoitettu yhdelle roomalaisesta patrialaisesta. Hän suositteli kirjoittaakseen aikaa kirjanpitoa, valvomaan sen käyttöä, arvioimaan elämääsi. Seneca huomautti, että tarvitaan liiketoiminnan suunnittelua, joka tarjoaa sen tehdä joka aamu. Myös roomalainen filosofi korosti painopisteiden asettamisen tärkeyttä, jotta voit viettää aikaa mahdollisimman suurella hyödyllä.
Todennäköisesti aikakauden ymmärtäminen muissa antiikin sivilisaatioissa, koska ihmiset kaikkialla kohtaavat samoja tehtäviä ja haasteita. Nykyaikaisemmassa muodossa ajanhallinta ilmestyi 1800-luvun puolivälissä ja ajoitettiin teollisen vallankumouksen kehittämiseen.. Kasvien ja tehtaiden kynnyksellä ja massan leviämisellä ihmisen työvoiman riippuvuus luonnollisista tekijöistä väheni. Siksi on mahdollista tehostaa työnkulkuja.
Ajanhallinnan punaisen viivan ajatukset monien merkittävien ihmisten elämässä. Esimerkiksi renessanssissa asunut italialainen kirjailija ja tutkija Leon Battista Alberti kertoi teoksissaan ajanhallinnan merkityksestä. Hän keskittyi tapausten virtaviivaistamiseen sekä päivittäiseen suunnitteluun. Hänen aikansa "ajanjohtajien" ideologinen inspiraattori oli Isaac Newton, joka selkeästi jäsenteli maailmankaikkeuden rakenteen periaatteet. Hänen ehdottamansa ajatukset saivat monet aikalaiset ajattelemaan elämänsä tehostamista.
Yksi merkittävimmistä ajanhallinnan kannattajista oli Saksalainen filosofi Immanuel Kantjoka paransi aikataulua niin paljon, että naapurit tarkistivat kellon.
Amerikkalainen poliitikko Benjamin franklinjoka antoi maailmalle tunnetun lauseen "Aika on rahaa", pidettiin henkilökohtainen päiväkirja, joka saavutti siten huomattavan itsekontrollin korkeuden. Franklinin yksinkertaiset ja tehokkaat suositukset muodostivat perustan monille suosituille ajanhallintakoulutuksille.
Merkittävä rooli ajanhallinnan kehittämisessä oli amerikkalainen insinööri. Frederick Taylorjoka loi perustan nykyaikaiselle johtamiselle ja työvoiman tieteelliselle organisoinnille (NOT). Taylorismilla, johdon teoriana, oli konkreettinen vaikutus tuottavuuden kasvuun.
On mahdotonta muistaa italialaista taloustieteilijää Wilfredo Pareto, joka muotoili maailmankuulun ajanhallintaperiaatteen "20:80". Se selitetään tällä tavalla: 20% ponnisteluista tuo 80% tuloksesta ja päinvastoin. Jos määrität tämän hyvin "kaksikymmentä", voit lisätä henkilökohtaista tehokkuutta merkittävästi.
Vähintään yhtä merkittävä on Yhdysvaltojen 34. presidentin panos. Dwight David Eisenhower, joka kehitti erittäin kätevän priorisointimenetelmän, jota kutsutaan "Eisenhower-matriisiksi". Hän ehdotti kaikkien tapausten jakamista niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Tehtäviä on neljä:
- Tärkeä, kiireellinen;
- Tärkeää, ei kiireellistä;
- Ei ole tärkeää, kiireellistä;
- Ei ole tärkeää, ei kiireellistä.
Kun kiinnität huomiota kahteen ensimmäiseen tyyppiin ja vältät kolmannen tai neljännen, henkilö oppii käyttämään aikaa paremmin.
Ajan mittaan ajalliset ajankäytön virrat alkoivat kehittyä. Esimerkiksi naisille, miehille, liikemiehille, opiskelijoille, koululaisille jne.
Suosittu ajanhallinta-kirjailija 21. vuosisadalla: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande ja muut. ajankäyttäjät ympäri maailmaa. Keskustelemme tämän suuntauksen tärkeimmistä ajatuksista.
Ajanhallintatyökalut
Ajanhallinnan perusperiaatteet liittyvät lähinnä niihin liittyviin aiheisiin:
- Tavoitteiden asettaminen;
- suunnittelu;
- Prioriteettien asettaminen;
- motivaatio;
- Valtuuskunta.
Ne ovat loogisesti toisiinsa yhteydessä, ja ne täydentävät yleistä kuvaa ajan järkevästä käytöstä.
Tavoiteasetukset
Tavoitteena on tärkein maamerkki, jonka avulla voit poiketa valitusta reitistä. Tavoitteiden asettaminen on perustavanlaatuinen aikajohtamisen opinnäytetyö, joka auttaa ennakoimaan ajan säästöjä ennen työn aloittamista.
Useimmiten on olemassa tavoitteen asettamismenetelmä nimeltä SMART. Tämä lyhenne tarkoittaa seuraavien kriteerien täyttämistä tavoitteen valinnassa:
- Konkreettisuus (erityinen) - selkeä käsitys odotetusta tuloksesta;
- Mitattavissa (mitattavissa) - määrällinen tai laadullinen arviointi;
- Saavutettavuus (saavutettavissa) - kyky suorittaa tehtävä;
- Asiaankuuluva - täytäntöönpanon tarve;
- Aikarajoitukset - aikakehyksen määrittely.
Jos tämä tavoite vastaa SMART-periaatetta, on mahdollista saavuttaa se mahdollisimman suurella vaivalla.
suunnittelu
Suunnitelman tai strategian puuttuminen on tuhonnut monia lupaavia yrityksiä. Tavoitteen tuntemuksen lisäksi se on ymmärrettävä ja mitä ”toimia” tarvitaan sen toteuttamiseksi. Lisäksi on toivottavaa säätää saatuja tuloksia.
Monet suunnittelumenetelmät on keksitty, mutta ajanhallinnassa yksi suosituimmista pidetään jäykästi joustavana suunnitteluna. On suositeltavaa suunnitella enintään 60% päivästäsi, jolloin 40-50% aikataulusta jää ennakoimattomiin tilanteisiin. On toivottavaa hahmotella tärkeimmät tehtävät samalla, kun asetetaan eräänlainen "varanto" erilaisten ylivoimaisen esteen vuoksi. Näin ollen on mahdollista välttää negatiivisia tunteita siitä, että et täytä tai muokkaa suunnitelmiasi. Mielenrauhan säästäminen on yksi ylimmistä johdon painopisteistä.
priorisointi
Prioriteetti on järjestys, jossa eri tehtävät suoritetaan. Lain mukaan nimeltään "Millerin lompakko" henkilön muistissa voi olla 7 ± 2 elementtiä. Tämä tarkoittaa sitä, että normaali henkilö voi helposti hallita 5–9 erilaista tapausta, mukaan lukien harrastukset ja kotitehtävät. Jos vähemmän, elämä tulee tylsäksi, ja jos enemmän, aivot eivät pysty käsittelemään koko joukkoa informaatiota. Mutta on Pareto-laki, jonka mukaan 20% ponnistuksista tuo 80% tuloksesta ja päinvastoin. Prioriteettivalinnan avulla voit keskittyä niihin toimintoihin, jotka tarjoavat maksimaalisen vaikutuksen.
Yksi parhaista käytännöistä prioriteettien valinnassa on "Eisenhower-matriisi", joka mainittiin edellä tekstissä. Jakamalla tehtävänne tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan voit helposti rakentaa hierarkian valitsemalla tärkeimmät ja tehokkaimmat alueet.
motivaatio
Ilman asianmukaista motivaatiota halu työskennellä katoaa ja työn tuottavuus pienenee. Ajanhallinnan on voitava innostaa itseään ja muita. Erinomainen motivaatio on "Ankkurointiperiaate". Se merkitsee tiettyä kiitosta tietyn tehtävän suorittamisesta.
Esimerkiksi koulupoika haluaa pelata konsolia, mutta ei tehdä kotitehtäviä. Vanhemmat voivat allekirjoittaa hänen kanssaan sopimuksen, joka koskee kotitehtäviä, hän saa mahdollisuuden pelata. Vähitellen lapsi tottuu siihen, että peliä seuraa oppituntia, jolloin syntyy eräänlainen refleksi. Samoin voit tehdä itsemotivaation tapauksessa.
valtuuskunta
Kyky siirtää (siirtää) tehtäviään muille, henkilökohtaisen ajan säästämiseksi, on erittäin hyödyllinen taito jokaiselle aikahallinnolle. Hänen hallitseminen ei ole niin vaikeaa. Tärkeintä on muistaa kymmenen perusperiaatetta:
- Esittelijälle annetaan tarvittava tuki;
- Vastuu työnsä tuloksista;
- Ennakkoilmoitus tilauksesta;
- Esittäjän osallistuminen prosessiin;
- Selkeä kuvaus odotetusta tuloksesta;
- Normien ja työmääräysten muotoilu;
- Esittäjän motivaatio, hänen etujensa ilmoittaminen;
- Oikeuksien ja velvollisuuksien nimeäminen;
- Säännöllinen seuranta täytäntöönpanovaiheissa;
- Mahdollisen epäonnistumisen ennakointi ja viranomaisen "paluu".
Näiden sääntöjen noudattaminen auttaa välttämään monia valtuuksia, jotka ovat vaarallisimpia, mikä on välttämätöntä uudistaa työ.
Valtuuskunnan aiheena on epäsuorasti kyky sanoa "ei". Sen lisäksi, että opetellaan, miten rutiinityö siirretään muille, on suositeltavaa kieltäytyä, jos he yrittävät tehdä tämän kanssasi.
Ajanhallintamenetelmät
Lähialueen sanaston lisäksi ajanhallinnalla on ainutlaatuinen terminologia sekä alkuperäiset menetelmät. Ensinnäkin on syytä huomata "kronofagin" käsite, jonka taistelu auttaa säästämään huomattavan paljon aikaa. Chronophagus tarkoittaa kirjaimellisesti "aikaherkkaa". Nämä ovat kaikki tapoja, tilanteita ja jopa ihmisiä, jotka häiritsevät meitä tekemästä todella tärkeitä tehtäviä. Sitä vastoin he tapaavat "ajankäyttäjiä", jotka päinvastoin auttavat säästämään tämän arvokkaan resurssin. Muuten, jopa termi on luotu - "ajanhallinnan bacillus", joka tarkoittaa optimointia sen ajan lisäksi sekä ympäröivien ihmisten, kuten perheen, ystävien ja työntekijöiden, päivittäistä rutiinia, josta tulee todellinen "ajan pitäjä".
Ajanhallintamenetelmästä suosittuja menetelmiä kutsutaan "Tomaattimenetelmäksi", "Frog Method", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" ja monet muut. et ai.
Tomaattimenetelmä
Työkyvyn lisäksi on hyvin tärkeää oppia ja kunnolla rentoutua. Kuitenkin kuorman ja talteenoton välinen tasapaino ei ole aina mahdollista. Tämä on täynnä väsymyksen kehittymistä. Nerokas opiskelija Italiassa, Francesco Cirillo, ehdotti alkuperäistä "Pomodoro-menetelmää". Se koostuu työn hajottamisesta 25 minuutin välein, jotka vuorottelevat kolmen minuutin lepojaksoilla - "tomaatit". Neljän tällaisen jakson jälkeen tehdään 15–30 minuutin tauko. Tämän menetelmän avulla voit ylläpitää suorituskykyä ja innostusta pidempään.
Sammakon menetelmä
Euroopassa on ilmaisu "Syö sammakko aamiaiseksi". Se tarkoittaa seuraavaa. Jos teet eniten epämiellyttävää työtä aamulla, sammakko, sitten loppupäivä täytetään positiivisilla tunteilla. Tällä ajanhallintamenetelmällä pyritään vähentämään stressiä, normalisoimaan henkilön emotionaalista taustaa ja psykologista helpotusta.
Elephant-menetelmä
"Elefantin" alla ajanhallinta merkitsee suurta ja epämukavaa tehtävää. Jotta tällainen tehtävä voitaisiin aloittaa, se on jaettava alitehtäviin eli - "Leikkaa norsu pihveiksi". Jos esimerkiksi on tarpeen tehdä korjauksia asunnossa, "elefantti" voidaan jakaa keittiöön, kylpyhuoneeseen, parvekkeeseen, olohuoneeseen, makuuhuoneeseen. Ne puolestaan jakautuvat vasemmalle tai oikealle puolelle jne.
Sveitsin juustomenetelmä
Toinen tekniikka "norsujen" torjumiseksi, mutta tällä kertaa ilman tiukkaa järjestystä. Jos joku kohtaa suuren mittakaavan tehtävän, mutta ei tiedä, mihin puoleen "lähestyä" häntä, hänen pitäisi oppia hiirestä, joka heijastaa juuston paloja satunnaisessa järjestyksessä. Vähitellen juusto "sulaa" silmiin ja muuttuu tehtävän suorittajaa vastaavaksi tehtäväksi.
Ajanhallinta sisältää monia toisiinsa liittyviä alueita. Menetelmien koko arsenaalia ei ole mahdollista hallita, mutta jokainen voi toteuttaa ainakin osan tällaisen hallinnon periaatteista elämässään. Jos teet tämän ilman fanaattisuutta, kääntämättä itseäsi robotiksi, niin tällainen harjoitus on hyödyllinen, auttaa aina löytämään aikaa työhön, henkilökohtaiseen elämään ja itsensä kehittämiseen.
